B2B-kylmäsähköposti: esimerkki ensiviestistä ja jatkoviestistä

Anna yhteydenotolle todellinen syy

B2B-kylmäsähköposti esittelee tarjooman henkilölle, jonka kanssa et ole aiemmin keskustellut siitä. Yhdistä ennen kirjoittamista tarkistettu havainto, palvelu jota todella tarjoat ja henkilö, jonka vastuualueeseen asia liittyy.

Tarjooma

Esimerkissä IT-palvelu auttaa asiantuntijayrityksiä sopimaan, kuka valmistelee uuden työntekijän laitteen ja käyttäjätunnukset ennen ensimmäistä työpäivää.

Yhteys yritykseen

Kohdeyrityksen verkkosivut kertovat toimipisteistä useassa kaupungissa. Siksi toimipisteiden välisen työnjaon voi ottaa puheeksi. Havainto ei todista, että yrityksellä on IT-ongelma tai että se rekrytoi.

Vastaanottaja

Sisäisestä IT:stä tai operatiivisesta toiminnasta vastaava henkilö, jonka nykyinen tehtävä on tarkistettu. Pelkkä johtajatitteli ei riitä.

Seuraava askel

Kysy, olisiko lyhyestä tarkistuslistasta hyötyä. Ehdota sitä vain, jos sinulla on aiheeseen sopiva lista valmiina lähetettäväksi.

Havainnollistava esimerkki: palvelu, vastaanottajan tilanne ja alla olevat viestit ovat kuvitteellisia. Ne eivät ole asiakastarina, oikea keskustelu tai näyttö tuloksista. Vaihda hakasulkeissa olevat nimet ja tarkista jokainen väite ennen oman viestiversiosi käyttöä.

Ensiviesti: yksi havainto ja selkeä tarjooma

Aloitus perustuu rajattuun, tarkistettavaan havaintoon. Tarjooma kuvaa konkreettista työtä. Lopussa on yksi kysymys, johon voi vastata varaamatta tapaamista.

Havainto ilman diagnoosia

Viesti mainitsee useat toimipisteet. Se ei väitä, että vastaanottajalla on käyttöoikeusongelmia, että yritys menettää rahaa tai että se etsii uutta toimittajaa.

Konkreettinen palvelu

Laitteiden, tunnusten ja vastuiden valmistelu on helpompi arvioida kuin yleinen lupaus IT:n uudistamisesta. Kerro, mitä omaan palveluusi oikeasti kuuluu.

Pieni seuraava askel

Tarkistuslista antaa vastaanottajalle selkeän valinnan. Tapaamista voi ehdottaa kiinnostuksen herättyä. Sitä ei lisätä samaan viestiin toiseksi pyynnöksi.

Lisää jatkoviestiin hyödyllinen yksityiskohta

Jos päätät lähettää jatkoviestin vastauksen puuttuessa, kerro jotain, joka auttaa vastaanottajaa arvioimaan tarjoomaa. Pelkkä kysymys edellisen viestin lukemisesta tuo hänelle vähän uutta tietoa.

Käytä tätä sanamuotoa vain, jos listasi käsittelee juuri näitä asioita. Lisäarvo tulee tarkennuksesta, ei väitteestä, että vastaanottaja olisi sivuuttanut jotain tärkeää.

Yksi jatkoviestien aikaväli ei sovi jokaiseen keskusteluun. Valitse tilanteeseen sopiva väli ja tarkista luonnos uudelleen sen tullessa ajankohtaiseksi. Jos vastaanottaja kieltäytyy, kunnioita vastausta. Jos hän esittää kysymyksen, vastaa siihen ennen uuden askeleen ehdottamista.

Muuta perustelua, älä vain yrityksen nimeä

Viestimalli antaa lähtörakenteen. Näillä neljällä muutoksella viesti sopii yritykseen ja omaan tarjoomaasi.

• Käytä havaintoa, jonka voit tarkistaa

  Tarkista aloituksen taustalla oleva sivu tai muu luotettava tieto. Jos sivuilla kerrotaan vain toimipisteistä, älä muuta sitä väitteeksi nopeasta kasvusta. Jos et voi varmistaa havaintoa, poista se.

• Yhdistä tarjooma vastaanottajan vastuuseen

  IT-vastaavalle käyttöoikeudet voivat olla olennaisia. Operatiiviselle johdolle tärkeämpää voi olla ihmisten välinen työnjako. Varmista tehtävä ja kuvaa yksi siihen liittyvä osa palveluasi.

• Poista tulokset, joita et voi perustella

  Korvaa lupaus aloitusajan puolittamisesta sillä työllä, jota todella teet, ellei tuloksesta ja sen tilanteesta ole näyttöä. Älä keksi asiakkaita, aiempaa keskustelua tai suosittelijaa.

• Valitse yksi askel, jonka pystyt toteuttamaan

  Tarjoa tarkistuslistaa vain, jos se on olemassa. Jos palvelusi selviää paremmin konkreettisen esimerkin kautta, kysy haluaako vastaanottaja nähdä sen. Pidä aihe todenmukaisena. Käytä Re:-alkua vain oikeassa vastauksessa olemassa olevaan viestiketjuun.

Vie esimerkki tarkistetuiksi yhteydenotoiksi

LeadTerminal yhdistää asiakkaiden löytämisen ja henkilökohtaiset yhteydenotot samaan kampanjaan. Sovella esimerkkiä omaan tarjoomaasi ja tarkista oikea vastaanottaja sekä luonnos ennen lähetystä.

1. 1

   Määrittele tarjooma ja kohderyhmä

   Valitse, mitä myyt ja millaisia yrityksiä haluat tavoittaa. Lisää sopivat vastaanottajien roolit, jotta etsinnällä on selkeä suunta.

2. 2

   Tarkista löytyneet yritykset ja henkilöt

   Arvioi sopivuus ja vastuualue ennen henkilön hyväksymistä. Hyväksytyt henkilöt, joiden sähköpostiosoite täyttää ehdot, voivat edetä luonnosten valmisteluun. Henkilön löytyminen ei itsessään lähetä viestiä.

3. 3

   Lue ja muokkaa ensiviestin luonnos

   Tarkista aloituksen havainto, tarjooman kuvaus ja ehdotettu seuraava askel. Poista perusteettomat oletukset. Hyväksy lähetettävät luonnokset kampanjan tarkistusnäkymässä.

4. 4

   Tarkista jatkoviestit ja käsittele vastaukset

   Myös jatkoviestit valmistellaan luonnoksiksi ja ne odottavat hyväksyntää. Ihmisen vastaus pysäyttää vastaanottajan jatkoviestisarjan kyseisessä kampanjassa. Automaattivastaukset käsitellään erikseen. Lue vastaus ja jatka keskustelua sen mukaan, mitä henkilö todella sanoi.

Ennen viestin hyväksymistä

• Yritys ja henkilön tehtävä sopivat tarjoomaan.
• Aloituksen havainto on oikea ja edelleen olennainen.
• Palvelukuvaus ja mahdolliset tulosväitteet ovat perusteltuja.
• Seuraava askel on selkeä ja luvattu aineisto valmiina.
• Viesti ei sivuuta käynnissä olevaa keskustelua tai pyyntöä lopettaa yhteydenotot.

Lähetysten jälkeen vertaa hyödyllisten vastausten määrää lähetettyjen ensiviestien määrään ja kirjaa palautuneet viestit erikseen. Erottele automaattivastaukset. Pieni otos antaa palautetta tutkittavaksi, mutta ei todista mallin toimivan jokaiselle kohderyhmälle.